Підзвітні суми - це кошти, видані співробітникам на оплату витрат, здійснюваних у сфері організації. Порядок розрахунків регламентується Вказівкою ЦП РФ № 3210-У.

Гроші у підзвіт видаються виходячи з розпорядчого документа керівника, чи підставі заяви співробітника, у яких вказуються мета, сума і термін видачі. Після закінчення терміну, на який видано підзвіт, співробітнику приділяється три дні на надання звіту про витрати. Якщо ж гроші, одержані під звіт, не були витрачені, їх необхідно повернути.

Бухгалтерський облік

Облік взаєморозрахунків із підзвітниками ведеться, згідно з Планом рахунків, на рахунку 71 «Розрахунки з підзвітними особами».

Розрахунки з підзвітними особами: проведення

зміст операції	Дебет	Кредит
Видано суми під звіт	71	50, 51
Відображено витрати згідно з зданим авансовим звітом залежно від специфіки	08, 10, 20, 25, 26, 44, 60, 91	71
Повернено невитрачений підзвіт	50, 51	71
Віднесено на недостачі не повернутий своєчасно підзвіт	94	71
Списано із заробітної плати заборгованість за згодою працівника	70	94
Відбито заборгованість за підзвітом, за яким неможливе погашення за рахунок зарплати	73	94
Стягнуто за судовим рішенням заборгованість із підзвіту	50, 51	73

Інвентаризація розрахунків із підзвітними особами

Як будь-яка дебіторська чи кредиторська заборгованість, стан розрахунків із підзвітними особами підлягає інвентаризації згідно з пунктом 3.47 Методичних рекомендацій щодо проведення інвентаризації. Рішення про проведення перевірки ухвалює керівник компанії. Також існують випадки проведення обов'язкової інвентаризації, наприклад, складання річної бухгалтерської звітності або ліквідація компанії.

У ході інвентаризації необхідно перевірити суми виданих авансів, правильність складання авансових звітів, відповідність їх цільовому використанню отриманих грошей за звітом. За результатами перевірки слід скласти акт інвентаризації. Форма акта не затверджено, отже компанії необхідно розробити її самостійно, відобразивши в ній:

• дату та підставу проведення інвентаризації;
• склад інвентаризаційної комісії;
• виявлені розбіжності між обліковими та фактичними даними, отриманими під час перевірки.

Зразок акту інвентаризації

Розрахунки з підзвітними особами у бюджетних установах

Розрахунки з підзвітниками у бюджеті загалом схожі з урахуванням у комерційних компаніях, але мають низку особливостей. В основному вони пов'язані з тим, що бухгалтерський облік у бюджеті має свій План рахунків, а також із суворою лімітованістю витрат на відрядження.

Облік підзвітних сум у бюджеті регламентується п.212-219 Наказу Мінфіну №157н і ведеться на рахунку 20800. До нього відкривається велика кількість аналітичних рахунків згідно з п.103-106 Наказу Мінфіну РФ №174н.

На сьогоднішній день у бюджетних установах видача грошей у підзвіт відбувається лише на підставі заяви співробітника щодо розпорядження керівника підприємства та лише за повного погашення попереднього авансу.

Обмеження за рівнем витрат на відрядження встановлені Постановою Уряду РФ 729. Їх розмір досить низький. Так, добові становлять 100 руб., а Витрати найм житла відшкодовуються у вигляді трохи більше 550 крб. в стукіт. Якщо вироблені витрати перевищують ліміти, їх можна компенсувати з допомогою зекономлених бюджетних коштів, чи з допомогою коштів, отриманих від комерційної діяльності.

Бухгалтерський рахунок обліку 71 використовують для відображення у проводках інформації про суми коштів, виданих працівникам під звіт. Якими документами оформлюються підзвітні операції та якими проводками в обліку відображаються розрахунки з підзвітними особами – про це Ви дізнаєтесь із нашої статті.

Порядок здійснення підзвітних операцій

Підзвітною особою називають співробітника, який отримав кошти їхнього використання на господарські потреби підприємства.

Підставою для видачі коштів під звіт виступає заява, заповнена співробітником та погоджена підписом керівника. У заяві фіксується сума та мета видачі коштів ( , і т.п.). Законодавчо не встановлено форму заяви на видачу підзвітних сум, документ складається у довільній формі.

За фактом здійснення господарської операції працівник надає до бухгалтерії авансовий звіт та документи, що підтверджують понесені ним витрати (квитанції, рахунки-фактури, акти виконаних робіт, видаткові накладні тощо). Ці документи є підставою для відображення господарських витрат в обліку.

Якщо сума раніше отриманих працівником коштів перевищує його фактичні витрати, то сума різниці здається працівником у . У разі перевитрати коштів та його документального підтвердження сума перевищених витрат відшкодовується працівникові через касу або в безготівковій формі.

Слід наголосити, що працівникові, який не звітував за раніше отриманими сумами, не можуть бути видані кошти на здійснення нових господарських операцій. Чи були видані кошти готівкою чи на банківську картку в даному випадку значення не має.

Типові проводки по 71 рахунку

С використовують для відображення операцій із підзвітними особами. При видачі коштів суми проводяться за Дп 71, при віднесенні витрат - Кт 71.

Може проводиться як у готівковій, так і безготівковій формі:

У разі якщо сума виданих коштів не була витрачена повністю, її залишок може бути повернений:

Операції з підзвітними особами можуть бути відображені з використанням рахунків виробництва:

Дт	Кт	Опис	Документ
20	71	Відображення підзвітних сум у складі витрат основного виробництва
	71	Відображення підзвітних сум у складі витрат допоміжного виробництва	Авансовий звіт, що підтверджує документи
	71	Відображення підзвітних сум у складі витрат на виправлення шлюбу	Авансовий звіт, що підтверджує документи
	71	Відображення підзвітних сум у складі витрат обслуговуючого виробництва	Авансовий звіт, що підтверджує документи

На підприємствах роздрібної торгівлі через підзвітну особу можуть бути понесені витрати на продаж:

Товари та матеріали, придбані підзвітною особою, відображаються в обліку такими записами:

Дт	Кт	Опис	Документ
10	71		Авансовий звіт
41	71		Авансовий звіт

Приклад бухгалтерських проводок на 71 рахунку

Співробітнику ТОВ «Консул» Петренко С.П. були видані кошти під звіт у безготівковій формі у сумі 2500 руб. для придбання паперу. Фактично Петренко С.П. витратив 2840 руб., ПДВ 433 руб., що підтвердив авансовим звітом та товарним чеком. Перевитрата у сумі 340 руб. було зараховано Петренка на банківську картку.

В обліку ТОВ «Консул» було зроблено такі записи:

Дт	Кт	Опис	Сума	Документ
71		На банківський рахунок Петренко С.П. зараховано кошти на госппотреби	2500 руб.	Платіжне доручення
10	71	Надійшов папір, придбаний Петренком (2840 руб. - 433 руб.)	2407 руб.
	71	Відображено суму ПДВ	433 руб.	Авансовий звіт, товарний чек
.1		ПДВ відображено у складі витрат	433 руб.	Авансовий звіт, товарний чек
71		На банківський рахунок Петренко С.П. зараховано суму перевитрати коштів	340 руб.	Платіжне доручення

У цій статті, підготовленій методистами фірми "1С" та розміщеною на диску інформаційно-технологічного супроводу (ІТС), читайте про організацію та ведення податкового обліку розрахунків з підзвітними особами у Комплексній конфігурації "1С:Підприємства 7.7".

Відповідно до Порядку ведення касових операцій у РФ (утв. рішенням Ради директорів ЦБР 22.09.1993 № 40) "підприємства видають готівку під звіт на господарсько-операційні витрати, а також на витрати експедицій, геологорозвідувальних партій, уповноважених підприємств та організацій, окремих підрозділів господарських організацій, у тому числі філій, які не перебувають на самостійному балансі та знаходяться поза районом діяльності організацій у розмірах та на строки, що визначаються керівниками підприємств”. У бухгалтерському обліку дані операції можуть відображатися без урахування взаєморозрахунків із постачальником, у якого купуються цінності:

Дебет 10 (26,08...) Кредит 71

та з урахуванням виникнення та погашення заборгованості постачальнику:

Дебет 60 Кредит 71 Дебет 10 (26, 08 ...) Кредит 60.

Відображення цих операцій у податковому обліку матиме відмінності.

Варіант 1 (без урахування взаєморозрахунків із постачальником)

приклад

Працівнику організації Григор'єву Сергію Геннадійовичу видано під звіт 1300 руб. на господарські витрати. Він придбав за довіреністю канцтовари у ТОВ "Офісклаб" на суму 1200 руб. та звітував у вироблених витратах авансовим звітом, до якого доклав накладну постачальника, рахунок-фактуру та прибутковий касовий ордер.
Невикористану частину підзвітної суми повернув до каси підприємства.
Операція з видачі грошей у підзвіт відображається у бухгалтерському обліку документом "Витратний касовий ордер" (рис. 1). Під час проведення документ формує проведення:

Дебет 71.1. Кредит 50.1.

Мал. 1. Видатковий касовий ордер

Операція з видачі грошей під звіт (Дебет 71 Кредит 50) у податковому обліку немає, т.к. не впливає на базу оподаткування з податку на прибуток поточного або майбутніх періодів. Звіт підзвітної особи про суми вироблених витрат відображається у бухгалтерському обліку документом "Рядок аванс. звіту (інше)" (рис. 2). При проведенні документ формує бухгалтерські проводки з кредиту рахунку 71.1 до дебету рахунку, цін, що набувають - 26 та до дебету рахунку 19 на суму податку на додану вартість.

Мал. 2. Рядок аванс. звіту (інше)

Звіт підзвітної особи про суми здійснених витрат (Дебет 26 Кредит 71) відображається у податковому обліку документом "" (меню "Торгівля та Бухгалтерія - Документи податкового обліку - Операції придбання майна та ін."). Реквізити документа заповнюються автоматично за даними документа "Рядок аванс. звіту (інше)" при натисканні в модулі форми на кнопку "Заповнити" (рис.3).

Мал. 3. Придбання майна, робіт, послуг, прав

• вид витрат - "Інші витрати, що включаються до складу непрямих витрат";
• елемент витрати - "Інші витрати, які приймаються для цілей оподаткування";
• сума – сума без ПДВ;
• об'єкт та Тип ТМЦ - не заповнюються, оскільки витрата включається до складу непрямих витрат;

Під час проведення документ формує проведення за дебетом допоміжного позабалансового рахунку Н07.04 "Непрямі витрати".

Операція повернення невикористаних підзвітних сум у бухгалтерському обліку відображається документом "Прибутковий касовий ордер" (рис. 4).

Мал. 4. Прибутковий касовий ордер

Під час проведення документ формує проведення Дебет 50.1 Кредит 71.1.

Операція повернення невикористаних підзвітних сум (Дебет 50 Кредит 71) у податковому обліку не відображається.

Відповідність проводок бухгалтерського та податкового обліку наведена у таблиці 1.

Таблиця 1

№	Бухгалтерський облік			Податковий облік
	Проведення	Сума	Документ	Проведення	Сума	Документ
	Дебет 71.1 Кредит 50.1		Видатковий касовий ордер	Не відбивається
	Дебет 26 Кредит 71.1			Дебет Н07.04		Операції придбання майна, робіт, послуг, прав
	Дебет 19.3 Кредит 71.1		Рядок авансового звіту (інше)	Не відбивається
	Дебет 68.2 Кредит 19.3		Формування книги покупок	Не відбивається
	Дебет 50.1 Кредит 71.1		Прибутковий касовий ордер	Не відбивається

Відповідно до підпункту 12 пункту 1 статті 264 Податкового кодексу Російської Федерації, до інших витрат, пов'язаних із виробництвом та реалізацією, відносяться витрати на відрядження, пов'язані з виробничою необхідністю, оформлені документально та економічно обґрунтовані.

З 01.01.2002 витрати на найм житлового приміщення з метою оподаткування можна визнавати у повному обсязі, без обмежень. Витрати з оплати добових приймаються з оподаткування межах норм. Відповідно до постанови Уряду РФ від 08.02.2002 № 93 "Про встановлення норм витрат організацій на виплату добових та польового забезпечення, у межах яких при визначенні податкової бази з податку на прибуток організацій такі витрати відносяться до інших витрат, пов'язаних з виробництвом та реалізацією" оплата добових складає 100 руб. за кожен день відрядження.

приклад

Згідно з наказом керівника організації Семакін Анатолій Тимофійович відряджено до Мурманської області строком на 5 днів з 18 по 22 (включно) лютого 2002 року.
З наказу керівника підприємства бухгалтерія видає Семакіну А.Т. аванс на витрати на відрядження в сумі 2 600 руб.

Після повернення з відрядження (22.02.2002) Семакін А.Т. представив у бухгалтерію підприємства авансовий звіт, відповідно до якого витрати по відрядженню склали 2287 руб.:

• вартість залізничних квитків – 987 руб.;
• вартість проживання в готелі ТОВ "Лісові дали" - 900 руб. (300 х 3 діб);
• добові за 5 днів відрядження (день від'їзду та день приїзду – один день) – 400 руб. (100 руб. х 4 сут.).

Перевитрата видана з каси.

До авансового звіту додано: посвідчення про відрядження, залізничні квитки, рахунок і квитанція до прибуткового касового ордера з готелю.

Операція з видачі грошей під звіт відображається у бухгалтерському обліку документом "Витратний касовий ордер". Під час проведення документ формує проведення Дебет 71.1 Кредит 50.1.

Операція з видачі грошей у підзвіт (Дебет 71 Кредит 50) у податковому обліку немає, т.к. не впливає основу податку.

Звіт підзвітної особи про суми вироблених витрат відображається у бухгалтерському обліку документом "Рядок аванс. звіту (інше)" (рис. 5).

Мал. 5. Рядок аванс. звіту (інше)

Як субконто "Загальногосподарські витрати" обирається елемент відповідного довідника з реквізитом "Вид витрати для цілей податкового обліку" - "Витрати на відрядження".

У разі придбання працівником відрядження матеріальних цінностей, їх відображення в авансовому звіті проводиться у звичайному порядку.

При проведенні документ формує бухгалтерські проводки з кредиту рахунка 71.1 у дебет рахунку цінностей, що купуються - 26 на суму витрат без ПДВ, і в дебет рахунку 19.3 на суму ПДВ.

Для відображення в обліку ПДВ за здійсненими витратами на підставі документа "Рядок аванс. звіту (інше)" запроваджується документ "Рахунок-фактура отриманий".

За умови наявності документа "Рахунок-фактура отриманий" суму ПДВ наприкінці місяця, при проведенні регламентного документа "Книга покупок", буде прийнято до заліку з бюджету та відображено у звіті "Книга покупок".

У податковому обліку операції виділення та заліку ПДВ не відображаються.

Звіт підзвітної особи про суми вироблених витрат (Дебет 26 Кредит 71) відображається у податковому обліку документом "Операції придбання майна, робіт, послуг, прав" (меню "Торгівля та бухгалтерія - Документи податкового обліку - Операції придбання майна та ін.").

Реквізити документа заповнюються автоматично, натиснувши кнопку "Заповнити". Дані для заповнення беруться із документа "Рядок аванс. звіту (інше)" (рис. 6).

Мал. 6. Рядок аванс. звіту (інше)

Значення реквізитів документа:

• умови отримання – "Інші істотні умови";
• вид витрат "Інші витрати, що включаються до складу непрямих витрат";
• елемент витрати - "Відрядження";
• сума – сума без ПДВ;
• об'єкт та Тип ТМЦ - у разі оплати послуг не заповнюється;
• дата визнання – дата авансового звіту;
• контрагент, договір, заборгованість, ПДВ у т.ч. - Не заповнюються.
• підстава визнання - рядок-посилання на документ "Рядок аванс. звіту (інше)"
• найменування операції - рядкове подання документа "Рядок аванс. звіту (інше)".

Під час проведення документ формує проведення до дебету спеціальних позабалансових рахунків Н07.04 "Непрямі витрати".

Операція видачі з каси перевитрачених коштів підзвітної особи у бухгалтерському обліку відображається документом "Витратний касовий ордер".

У податковому обліку операції видачі з каси перевитрачених коштів підзвітної особи не відображається. Відповідність проводок бухгалтерського та податкового обліку наведена у таблиці 2.

Таблиця 2

№	Бухгалтерський облік			Податковий облік
	Проведення	Сума	Документ	Проведення	Сума	Документ
	Дебет 71.1 Кредит 50.1		Видатковий касовий ордер	Не відбивається
	Дебет 26 Кредит 71.1		Рядок авансового звіту (інше)	Дебет Н07.04		Операції придбання майна, робіт, послуг, прав.
	Дебет 19.3 Кредит 71.1		Рядок авансового звіту (інше)	Не відбивається
	Дебет 68.2 Кредит 19.3		Формування книги покупок	Не відбивається
	Дебет 71.1 Кредит 50.1		Видатковий касовий ордер	Не відбивається

У п. 2 ст. 264 НК РФ наведено перелік представницьких витрат:

• витрати на транспортне забезпечення доставки запрошених на переговори осіб до місця проведення представницьких заходів;
• витрати платника податків на проведення офіційного прийому (сніданку, обіду чи іншого аналогічного заходу) та ін.

Не відносяться до представницьких витрат на розвагу та відпочинок. Норматив представницьких витрат, у межах якого вони враховуються з метою оподаткування, дорівнює 4 відсоткам витрат на оплату праці.

приклад

Організація у січні 2002 року витратила на представницькі цілі 5000 руб. За цей період витрати на оплату праці, враховані при оподаткуванні прибутку, склали 19 500 крб. Розрахуємо норматив представницьких витрат: 19500 руб. х 4% = 780 руб.
Отже, на 780 руб. ТОВ "Агат" може зменшити отримані прибутки за січень.
Таким чином, наднормативні представницькі витрати у розмірі 4220 руб. (5 000 крб. - 780 крб.) з оподаткування прибуток не приймаються.
Операція з видачі грошей під звіт на представницькі витрати відображається у бухгалтерському обліку документом "Витратний касовий ордер".
Під час проведення документ формує проводку

Дебет 71.1. Кредит 50.1.

Операція з видачі грошей під звіт на представницькі витрати (Дебет 71 Кредит 50) у податковому обліку не відображається, т.к. не впливає на базу оподаткування з податку на прибуток поточного або майбутніх періодів.

Звіт підзвітної особи про суми вироблених представницьких витрат відображається у бухгалтерському обліку документом "Рядок аванс. звіту (інше)" (рис.7).

Мал. 7. Рядок аванс. звіту (інше)

Як субконто "Загальногосподарські витрати" обирається елемент відповідного довідника з реквізитом "Види витрат для цілей податкового обліку" - "Представницькі витрати".

Під час проведення документ формує бухгалтерське проведення Дебет 26 Кредит 71.1.

Звіт підзвітної особи про суми вироблених представницьких витрат (Дебет 26 Кредит 71) відображається у податковому обліку документом "Операції придбання майна, робіт, послуг, прав" (меню "Торгівля та бухгалтерія - Податковий облік - Операції придбання майна та ін.").

Реквізити документа заповнюються автоматично, натиснувши кнопку "Заповнити". Дані заповнення беруться з документа " Рядок аванс. звіту (інше) " (рис.8).

Мал. 8. Рядок аванс. звіту (інше)

Значення реквізитів документа:

• умови отримання – "Інші істотні умови";
• вид та елемент витрати - "Представницькі витрати";
• сума – сума без ПДВ;
• об'єкт - заповнюється під час придбання майна, прав, у разі оплати послуг не заповнюється;
• дата визнання – дата авансового звіту;
• контрагент, договір, заборгованість, ПДВ у т.ч. - Не заповнюються.
• підстава визнання - рядок-посилання на документ "Рядок аванс. звіту (інше)"
• найменування операції - рядкове подання документа "Рядок аванс. звіту (інше)".

У момент здійснення представницьких витрат сума, яку можна визнати у складі позареалізаційних витрат з оподаткування, невідома.

У податковому обліку включення цих витрат до складу непрямих витрат відбувається наприкінці місяця, коли вже відображено витрати на оплату праці, що враховуються з метою оподаткування та можна розрахувати суму за нормативом. Протягом звітного періоду всі витрати, що підлягають нормуванню, відображаються на спеціальному позабалансовому рахунку Н03 "Витрати, що нормуються". Під час проведення документ формує проведення до дебету допоміжного позабалансового рахунку Н03.03 "Представницькі витрати". Наприкінці місяця витрати в межах встановлених норм будуть списані із кредиту цього рахунку документом "Регламентні операції з податкового обліку". Для коректного розрахунку сум представницьких витрат, які можна визнати у складі інших витрат з метою оподаткування на момент проведення регламентних операцій з податкового обліку повинні бути відображені витрати на оплату праці (меню "Торгівля та бухгалтерія - Документи податкового обліку - Витрати на оплату праці") ( 9).

Мал. 9. Витрати на оплату праці

Списання представницьких витрат у межах встановлених норм у податковому обліку оформляється документом "Регламентні операції з податкового обліку" (меню "Торгівля та бухгалтерія – Документи податкового обліку – Регламентні операції з податкового обліку") (рис. 10).

Мал. 10. "Регламентні операції з податкового обліку"

Для розрахунку та списання сум представницьких витрат у формі документа слід встановити прапорець "Облік представницьких витрат". При проведенні документа формується проведення Дебету Н07.04 "Непрямі витрати" Кредит 03.03 "Представницькі витрати". Відповідність проводок бухгалтерського та податкового обліку наведена у таблиці 3.

Таблиця 3

№	Бухгалтерський облік			Податковий облік
	Проведення	Сума	Документ	Проведення	Сума	Документ
	Дебет 71.1 Кредит 50.1		Видатковий касовий ордер	Не відбивається
	Дебет 26 Кредит 71.1		Рядок авансового звіту (інше)	Дебет Н03.03		Операції придбання майна, робіт, послуг, прав
	Не відбивається			Дебет Н07.04 кредит 03.03		Регламентні операції з податкового обліку

Варіант 2 (з урахуванням взаєморозрахунків із постачальником)

приклад

Працівниці організації Михайловій Світлані Володимирівні видано підзвіт 1300 руб. на закупівлю матеріалів. Вона придбала за дорученням канцтовари у ЗАТ "Текстиль плюс" у сумі 1 200 крб. і прозвітувала у вироблених витратах авансовим звітом, до якого доклала накладну постачальника, рахунок-фактуру та прибутковий касовий ордер. Невикористану частину підзвітної суми повернули до каси підприємства.
Операція з видачі грошей у підзвіт відображається у бухгалтерському обліку документом "Витратний касовий ордер".
У податковому обліку ця операція (Дебет 71 Кредит 50) не відбивається, т.к. не впливає на базу оподаткування з податку на прибуток поточного або майбутніх періодів. Надходження матеріалів у бухгалтерському обліку відображається документом "Надходження ТМЦ (купівля-продаж)" (рис. 11).

Мал. 11. Надходження ТМЦ (купівля-продаж)

При проведенні документ формує проведення Дебет 10 Кредит 60.1 - на суму цінностей, що надійшли, без ПДВ і Дебет 19.3 Кредит 60.1 на суму ПДВ за цінами, що надійшли. Для відображення у бухгалтерському обліку заліку ПДВ за здійсненими витратами на підставі документа "Надходження ТМЦ (купівля-продаж)" запроваджується документ "Рахунок фактура отриманий". Наприкінці місяця запроваджується регламентний документ "Формування книги покупок", який при проведенні сформує проведення заліку ПДВ Дебет 68.2 Кредит 19.3. У податковому обліку ПДВ не відображається. Надходження цінностей (споживання робіт, послуг) (Дебет 10 (08, 26...) Кредит 60) відображається у податковому обліку документом "Операції придбання майна, робіт, послуг, прав" (меню "Торгівля та бухгалтерія - Документи податкового обліку - Операції придбання майна та ін."). Реквізити документа заповнюються автоматично за кнопкою "Заповнити" (рис. 12).

Мал. 12. Придбання майна, робіт, послуг, прав

Значення реквізитів документа:

• контрагент, договір, заборгованість, ПДВ у т.ч. - відповідно до первинних документів на матеріальні цінності, що надійшли;
• умови отримання - "З наступною оплатою" або "У рахунок раніше виданих авансів" залежно від порядку відображення в обліку операцій надходження цінностей та звіту підзвітної особи;
• вид витрат - "Пов'язані з придбанням сировини та матеріалів";
• сума – сума без ПДВ;
• об'єкт – набутий матеріал;
• тип ТМЦ - значення перерахування; тип номенклатури, що відповідає об'єкту;
• дата визнання – дата авансового звіту;
• підстава визнання - рядок-посилання на документ "Надходження ТМЦ (купівля-продаж)";
• найменування операції - строкове подання документа "Надходження ТМЦ (купівля продаж)".

При проведенні документ формує проведення до дебету допоміжного позабалансового рахунку Н02.01 - за матеріалами, що надійшли.

Якщо прийняття до обліку цінностей, проводилося до реєстрації у програмі документа "Рядок аванс. звіту (оплата постачальнику)", то в реквізиті "Умова отримання" встановлюється значення "З подальшою оплатою" і при проведенні документ формує проведення щодо виникнення кредиторської заборгованості в кредит допоміжних позабалансових рахунків Н13.02 та Н13.03.

Якщо ж спочатку зареєстрований документ "Рядок аванс. звіту (оплата постачальнику)", а прийняття до обліку цінностей здійснювалося пізніше, то в реквізиті "Умова отримання" встановлюється значення "За рахунок раніше виданих авансів". Тоді під час проведення документ формує проведення щодо виникнення дебіторської заборгованості в кредит допоміжного позабалансового рахунку Н13.01. Звіт підзвітної особи про суми вироблених витрат відображається у бухгалтерському обліку документом "Рядок аванс. звіту (оплата постачальнику)" (рис. 13).

Мал. 13. Рядок аванс. звіту (оплата постачальнику)

Операція звіту підзвітної особи за авансовим звітом (Дебет 60 Кредит 71) у податковому обліку відображається документом "Витрата коштів". Реквізити документа заповнюються автоматично за кнопкою "Заповнити" (мал. 14).

Мал. 14. Витрата коштів

У реквізиті "Умова або вид витрати" встановлюється значення "Оплата отриманого майна, робіт, послуг", якщо прийняття до обліку цінностей, проводилося до реєстрації у програмі документа "Рядок аванс. звіту (оплата постачальнику)" та оплата відображена у бухгалтерському обліку проводкою в дебет рахунки 60.1 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками (у рублях)". При проведенні документ формує проведення з погашення кредиторської заборгованості в кредит спеціальних позабалансових рахунків Н13.02 та Н13.03. Якщо ж спочатку зафіксовано документ "Рядок аванс. звіту (оплата постачальнику)" та оплата відображена у бухгалтерському обліку проводкою до дебету рахунку 60.2 "Розрахунки з авансів виданих (у рублях)", а прийняття до обліку цінностей проводилося пізніше, то в реквізиті "Умова або вид витрати" встановлюється значення "За рахунок раніше виданих авансів". Тоді при проведенні документ формує проведення з погашення дебіторської заборгованості до дебету спеціального позабалансового рахунку Н13.01. Операція повернення невикористаних підзвітних сум у бухобліку відображається документом "Прибутковий касовий ордер", який під час проведення формує проведення Дебет 50.1 Кредит 71.1. Операція повернення невикористаних підзвітних сум (Дебет 50 Кредит 71) у податковому обліку не відображається. Відповідність проводок бухгалтерського та податкового обліку наведена у таблиці 4.

Таблиця 4

№	Бухгалтерський облік			Податковий облік
	Проведення	Сума	Документ	Проведення	Сума	Документ
	Дебет 71.1 Кредит 50.1		Видатковий касовий ордер	Не відбивається
	Дебет 10.1 Кредит 60.1		Надходження ТМЦ (купівля-продаж)	Дебет Н02.01		Операції придбання майна, робіт, послуг, прав
				Кредит Н13.02
	Дебет 19.3 Кредит 60.1			Кредит Н13.03
	Дебет 68.2 Кредит 19.3		Формування книги покупок	Не відбивається
	Дебет 60.1 Кредит 71.1		Рядок авансового звіту (оплата постачальнику)	Дебет Н13.02		Витрата коштів
				Дебет Н13.03
	Дебет 50.1 Кредит 71.1		Прибутковий касовий ордер	Н.А. Мартинюк, експерт з оподаткування Постачальник прийшов за готівкою: надаємо гроші правильно Тему статті запропонувала Валентина Володимирівна Бондаренко,головний бухгалтер ТОВ "Аскат", м. Новоалтайськ. Представник постачальника може прийти до вас в організацію з дорученням отримання готівки з різних причин. Наприклад, ваш директор підписав договір, за умовами якого водій-експедитор постачальника привозить вам товари і відразу отримує готівку в їхню оплату. Або вашому кредитору з якихось причин зручніше отримати борг готівкою. Подивимося, як оформити видачу грошей. Підзвітник тут зайвий Багато хто переконаний, що не можна оплачувати придбані товари (роботи, послуги) зі своєї каси безпосередньо представнику постачальника. А якщо вже представник з'явився за готівкою, то треба оформити все так, ніби касир спочатку видав гроші під звіт якомусь працівникові своєї фірми, потім той розплатився з постачальником і склав авансовий звіт. Увага Видавати з каси представнику постачальника можна не більше 100 тис. руб. по одному договір у п. 6 Вказівки ЦП від 07.10.2013 № 3073-У (далі - Вказівка ​​ЦП № 3073-У). Насправді жодного порушення у видачі грошей із каси одразу представнику постачальника немає. Це відповідає: цивільному законодавству. Виплата представнику постачальника за наявною в нього довіреності рівнозначна внесення грошей у касу постачальника чи перерахунку з його рахунок. В результаті право постачальника вимагати від вас оплату буде припинено, причому вже в момент видачі грошей з вашої каси, а не в момент внесення представником грошей до каси ст. 182 ГК РФ; Постанова ФАС МО від 12.11.2012 № А40-24114/12-114-219; правилам розрахунків готівкою. У них видача грошей під звіт та оплата товарів, робіт, послуг, що купуються, зазначені як дві окремі статті витрат з каси п. 2 Вказівки ЦП № 3073-У; правилам ведення касових операцій Вони не обмежують виплати з каси видачею грошей лише працівника м п. 6.1 Вказівки ЦП від 11.03.2014 № 3210-У (далі - Вказівка ​​ЦП № 3210-У). Вимагаємо документи Передання грошей представнику постачальника важливо оформити правильно. Адже завжди залишається ризик, що він із якихось причин не довезе гроші до своєї каси. Тоді постачальник вважатиме поставку неоплаченою і, швидше за все, вимагатиме від вас суму оплати та неустойку. Щоб звести цей ризик до мінімуму, потрібно отримати у представника всі необхідні документи та правильно оформити РКО. Ось як це зробити. Згадані у статті Вказівки ЦП можна знайти: розділ «Російське законодавство» системи КонсультантПлюс По-перше, вимагайте дорученняна отримання саме у вашої організації конкретної суми за конкретним договором (рахунком, товарною накладною тощо). Її у представника потрібно взяти до видачі грошей і потім додати до РКО п. 6.1 Вказівки ЦП № 3210-У. Реквізити довіреності вказуйте у рядку РКО «Додаток». Якщо довіреність оформлена на отримання у вас кількох виплат, її потрібно забрати за першої ж видачі грошей. Вона має зберігатися у вашій організації у касира. Прикладайте її копію до РКО на кожну виплату, а до розхідника на останню додайте оригіна л п. 6.1 Вказівки ЦП № 3210-У. Складніше, якщо довіреність оформлена на отримання кількох виплат у різних організацій і тому представник постачальника не хоче залишати оригінал у вас. Звичайно, для дотримання касових правил достатньо, щоб у вас залишилася копія, яка засвідчена в порядку, визначеному керівником вашої організації. п. 6.1 Вказівки ЦП № 3210-У. Але погоджуватись на це небезпечно. Без передачі вам доручення гроші не видавайте. Вона необхідна як дотримання правил ведення касових операцій. Оригінал довіреності знадобиться вам: для підтвердження того, що ви сплатили придбані товари, роботи, послуги належній особі – на випадок, якщо постачальник заявить, що не отримував від вас оплати. Адже якщо ви не скористалися своїм правом вимагати доказів того, що видаєте гроші належній особі, всі ризики, пов'язані з тим, що постачальник не отримає оплату, несете саме ви ст. 312 ЦК України; для підтвердження оплати витрат на УСНО та на касовому методі розрахунку податку на прибуток. Без довіреності податківці можуть визнати оплату товарів, робіт, послуг непідтвердженою та приберуть витрати на них з розрахунку податкової бази. Адже РКО підтверджує лише видачу грошей із каси, а довіреність – те, що гроші видано конкретному постачальнику в оплату конкретних товарів, робіт, послуг. Тому заздалегідь обговорюйте це з постачальниками, а ще краще – зазначте у договорі, що умовою отримання грошей є передача вам оригіналу довіреності. Довіреність не потрібна, якщо: <или>ваш постачальник - ІП та гроші ви видаєте йому особисто; <или>гроші одержує керівник організації-постачальника. Керівник представляє юрособу без довіреності п. 3 ст. 40 Закону від 08.02.98 № 14-ФЗ; пп. 1, 2 ст. 69 Закону від 26.12.95 № 208-ФЗ. По-друге, представник постачальника в момент отримання від вас грошей має видати вам касовий чек п. 1 ст. 2, ст. 1 Закону від 22.05.2003 № 54-ФЗ. Для цього у нього має бути мобільна ККТ. Але насправді це поки що скоріше рідкість, а частіше буває по-іншому. СИТУАЦІЯ 1. Постачальник чек ККТ взагалі не видає.За це його можуть оштрафувати. ч. 2 ст. 14.5 КпАП РФ. Але такий штраф – лише його проблеми. А чи означає відсутність чека будь-які неприємності для вашої організації? Навряд чи. Для визнання витрат з податку на прибуток та відрахування ПДВ достатньо первинки на придбані вами товари (роботи, послуги) та рахунки-фактури. До договорів з умовою оплати готівкою з каси краще включити умову про те, що гроші видаються лише за чек ККТ.Це дозволить без суперечок із контрагентом та інспекцією списати витрати на спрощенку. На УСНО та за касового методу на ОСНО підтвердженням оплати витрат будуть РКО з довіреністю. Оплата - це припинення такого зобов'язання набувача товарів (робіт, послуг) перед їх продавцем, яке безпосередньо пов'язане з їхньою поставкою. п. 3 ст. 273, п. 2 ст. 346.17 НК РФ. Ваше зобов'язання оплатити товари припиняється, як ми вже сказали, у момент видачі грошей представнику постачальника п. 1 ст. 182 ЦК України. Разом з тим є давній Лист Мінфіну, де він каже, що для підтвердження сплачених готівкою «спрощених» витрат касовий чек необхідний. Лист Мінфіну від 21.02.2008 № 03-11-05/40. Тому не можна виключати, що ваша ІФНС під час перевірки зніме витрати, на які немає чека ККТ. СИТУАЦІЯ 2. Ви отримуєте від постачальника чек ККТ, дата на якому не збігається з датою РКО(тобто з днем ​​видачі вами грошей із каси), тому що: <или>постачальник вибиває чек на своїй стаціонарній ККТ лише тоді, коли його представник привозить отримані від вас гроші до каси (а це може статися і наступного дня). І потім лише передає цей чек вашій організації. Це не правильно. Чек може бути вибитий в останній момент розрахунку, а розрахунок відбувається над момент надходження грошей у касу постачальника, а момент видачі грошей представнику, оскільки він у своїй представляє свою організацію; <или>постачальник вибиває чек заздалегідь, коли відправляє до вас свого представника, а представник добирається до вас лише наступного дня. Податківці вважають, що вибивати чек заздалегідь - порушення, але знову ж таки не ваше, а продавця Лист ФНП від 10.07.2013 № АС-4-2/12406@. Заздалегідь домовляйтеся, щоб вам давали чек ККТ з датою видачі вами грошей. Але якщо це з якихось причин неможливо, то краще чек з «неправильною» датою, ніж ніякого. Не потрібно вимагативід представника постачальника надати квитанцію до ПКОна належну йому суму оплати. Прибутковий ордер у касі постачальника має бути оформлений на вносителя грошей, тобто самого представника. І квитанція до приходника має залишитись у нього - у вас її бути не може. До того ж як підтвердження оплати витрат на УСНО та за касового методу на ОСНО квитанція до ПКО вам не потрібна. Оформляємо РКО Ось приклад правильного оформлення РКО. Керівник організації Директор Краще, щоб директор (особа, уповноважена ним приймати рішення щодо витрачання грошей) підписав РКО. Хоча за касовими правилами його підпис у РКО за наявності підпису головбуха (бухгалтера) тепер не обов'язковий пп. 4.3, 6.2 Вказівки ЦП № 3210-У, Для видачі грошей з каси все одно потрібне його письмове розпорядження. А підписати РКО директору простіше, ніж складати окремий документ (Посада) (Підпис) А.А. Фомін (розшифровка підпису) Головний бухгалтер (Підпис) С.Б. Єрьоміна (розшифровка підпису) коп. Також, заповнюючи РКО, врахуйте таке. По-перше, не можна, як це нерідко роблять, вказувати в РКО лише найменування постачальника та реквізити довіреності без ф. в. о. представника та його паспортних даних. Це небезпечно - сама по собі довіреність на отримання грошей без підписаного представником постачальника РКО не доводить того, що він їх отримав Постанова ФАС МО від 13.10.2004 № КМ-А40/9251-04. Не можна також, отримавши від представника чек ККТ та/або квитанцію до ПКО, просто вказати їх реквізити у рядках «Підстава» та «Додаток», додати їх до розхідника і вважати, що це успішно замінює підпис на РКО конкретної людини, якій було видано гроші , та передачу вам доручення. Розглядаючи схожу ситуацію, суд зазначив, що самі по собі квитанції до ПКО без довіреності не є достатнім доказом отримання постачальником оплати товару, якщо оплата відбувалася на території покупця. Постанова ФАС СКО від 19.03.2004 № Ф08-875/2004. Якщо необхідний готівковий розрахунок,Краще домовлятися з постачальником у тому, організація сама направить щодо нього свого представника з грошима на оплату товарів (робіт, послуг). А коли за оплатою приїжджає представник постачальника, важко переконатися, що він точно має повноваження на отримання грошей, і завжди залишається ризик, що постачальник вважатиме поставку неоплаченою. Касир має право видати готівку лише безпосередньо одержувачу, зазначеному в РКО, і лише після проведення його ідентифікації за пред'явленим ним паспортом та довіреністю п. 6.1 Вказівки ЦП № 3210-У. А видає він їх не організації-постачальнику загалом, а конкретній людині, яка її представляє. Крім того, зазначення ф. в. о. людину, яка отримує гроші, та наявність її підпису передбачено і самою формою РКО. По-друге, якщо не вказати у рядку «Підстава» реквізити договору (рахунку), накладної, акту та найменування товарів (робіт, послуг) і при цьому найменувань не буде в чеку ККТ, то це може стати для суду одним із аргументів на користь того, що придбані товари, роботи, послуги не вважаються оплаченими та з покупця слід стягнути гроші за них Постанова ФАС СЗВ від 20.03.2013 № А56-6781/2012. Іноді у цьому рядку вказують лише реквізити рахунка-фактури. Як підстава для розрахунків він не цілком підходить, оскільки є документом ПДВ-облік п. 1 ст. 169, п. 3 ст. 168 НК РФ. Однак нічого страшного в цьому немає, оскільки за вказаним у РКО рахунку-фактурою зазвичай можна встановити, яке саме постачання ви сплатили. Якщо ви платите відразу за декількома договорами або поставками, краще скласти окремий розхідник на виплату за кожним договором (постачанням). Тоді буде чітко видно, яку суму за якою поставкою сплачено. Записуючи цей РКО до касової книги, у графі 2 вкажіть ф. в. о. представника, реквізити довіреності та найменування постачальника з позначкою «Оплата за таким договором за такі товари за такою товарною накладною». Не забуваємо про обмеження По перше,пам'ятайте про ліміт розрахунків готівкою. Він становить 100 тис. руб. в рамках одного договору п. 6 Вказівки ЦП № 3073-У. Якщо податківці виявлять порушення ліміту протягом наступних 2 місяців ч. 1 ст. 4.5 КпАП РФ, штрафом караються обидві сторони розрахунків ч. 1 ст. 15.1 КпАП РФ. По-друге,перевірте, за що ви платите та з яких грошей. На оплату товарів, робіт, послуг можна витрачати і готівковий виторг, та інші надходження до каси. А ось для розрахунків за договором оренди нерухомості, з видачі та повернення позик та відсотків за ними готівку ви зобов'язані зняти з розрахункового рахунку. п. 4 Вказівки ЦП № 3073-У. По-третє,якщо йдеться про видачу з каси передоплати в рахунок майбутнього постачання, майте на увазі, що Мінфін якось висловився проти відрахування ПДВ з сплачених готівкою авансу п. 2 Листи Мінфіну від 06.03.2009 № 03-07-15/39. Суди, щоправда, з цим не згодні Постанова 18 ААС від 03.05.2011 № 18АП-3563/2011. Якщо у вашому договорі з постачальником не передбачено готівку, то це не перешкода видати гроші представнику, який прийшов з довіреністю. Адже видана постачальником довіреність отримання готівки є по суті пропозицією змінити зазначений у договорі спосіб розрахунків, а згоду вашого керівництва оплатити поставку з каси - акцептом цієї пропозиції. Тобто для цього не обов'язково складати додаткову угоду до договору. Але важливо, щоб розпорядження керівника видати гроші з каси було письмовим – чи у вигляді окремого документа, чи у вигляді підпису на РКО. Якщо організації необхідно видати своїм працівником готівку на витрати, пов'язані з діяльності організації, то потрібно скористатися рахунком обліку розрахунків з підзвітними особами – 71. Як ведеться бухгалтерський облік взаємовідносин з підзвітними особами, які проводки виконуються, які документи оформлюються? Про це поговоримо у статті нижче. Видача грошей під звіт співробітникам супроводжується виконанням ряду проводок та оформленням документа авансового звіту. Порядок заповнення авансового звіту з можливістю завантажити бланк та зразок цього документа буде наведено у найближчій статті. У Плані рахунків з метою відображення взаєморозрахунків з особами, яким видаються кошти під звіт, передбачено рахунок 71 «Розрахунки з підзвітними особами». Підзвітні особи - це працівники організації, яким видано гроші за умови надання звіту про їх використання. Як звіт виступає авансовий звіт, заповнений за формою АТ-1. Для отримання підзвітної суми працівник має написати заяву у довільній формі. Ця заява має бути в обов'язковому порядку засвідчена керівником організації, також керівник повинен зробити на заяві відмітку про розмір підзвітної суми, яку необхідно видати цьому працівникові, та про термін, на який вона видається. Заборонено видавати підзвітні суми працівникові, який не звітував за раніше отриманими грошима. Заборонено передавати підзвітні суми одного працівника іншому. Обмежень за сумою, яка може бути видана працівникові під звіт, немає. Кошти можуть бути видані працівникові як готівкою з каси, так і безготівкою шляхом перерахування на особистий розрахунковий рахунок працівника, останній вид має ряд своїх переваг, особливо, якщо співробітник знаходиться далеко від організації. Бухгалтерський облік підзвітних грошей У бухгалтерському обліку проведення з видачі підзвітній особі виглядає так Д71 К50, Видача готівки здійснюється на підставі видаткового касового ордера (зразок якого можна завантажити). Видача підзвітної суми враховується проведенням Д71 К51. Працівник, який отримав підзвітну суму, повинен за неї звітувати, надавши авансовий звіт із доданими документами, що підтверджують витрати. Невитрачені кошти працівник повинен повернути до каси, причому у бухобліку виконується проводка Д50 К71, Ця операція здійснюється на підставі прибуткового касового ордера (зразок якого можна завантажити в ). Якщо гроші видано на відрядження Сума, витрачена на витрати на відрядження, включається в собівартість продукції, про формування якої докладно розказано в . У цьому сч. 71 кореспондує з рахунками 20 «Основне виробництво», 26 «Загальногосподарські витрати», 44 «Витрати продаж» (проводки Д20 (26, 44) К71). Сума, видана на витрати на відрядження, повинна підтвердитися звітом не пізніше, ніж через 3 дні після закінчення відрядження. Якщо гроші видано на придбання ТМЦ Якщо підзвітні суми видані покриття витрат, що з придбанням матеріальних цінностей, то сч. 71 кореспондує з рахунками обліку відповідних матеріальних цінностей, це можуть бути рахунки 10 «Матеріали», 15 «Заготівля та придбання матеріальних цінностей», 41 «Товари» (Д10 (15, 41) К71). Якщо працівник не повернув підзвітну суму у встановлений термін, то ця сума списується в дебет рахунка 94 «Нестачі та втрати від псування цінностей» проводкою Д94 К71. Потім цю суму можна утримати зі співробітника Д70 К94. Не здана вчасно підзвітна сума може розцінюватися як наданий йому позику. І тут виникає обов'язок з обчисленню матеріальної вигоди, яку отримав співробітник від використання позикових коштів. Ця сума вигоди розраховується як різниця між відсотками, нарахованими у розмірі ¾ ставки рефінансування банку Росії та сумою відсотків, обчислених за договором. Варто зазначити, що матеріальна вигода оподатковується ПДФО за ставкою 35%, при обчисленні податку з суми матеріальної вигоди податкові відрахування не застосовуються. Проведення за рахунком 71 Дебет Кредит Назва операції Видано підзвітну суму з каси Підзвітну суму перераховано на розрахунковий рахунок працівника Невитрачені кошти повернуто підзвітною особою до каси Списано витрати на відрядження на собівартість продукції Списано витрати, пов'язані з придбанням матеріальних цінностей підзвітною особою Списано суми, не повернені підзвітною особою у строк Не повернені суми утримано із заробітної плати працівника Таким чином здійснюється облік розрахунків із підзвітними особами на рахунку 71. Темою наступної статті буде «».